A organização financeira para clínicas permite que os gestores e profissionais de saúde tenham um controle total sobre suas finanças, além de dados suficientes para realizar tomadas de decisão assertivas sobre como investir ou resguardar os recursos.
Muitos médicos e profissionais de saúde possuem receio de “mercantilizar” seus serviços, porém, confundem a mercantilização com ver sua clínica como um negócio, que precisa de funções básicas como controle financeiro, marketing, gestão de pessoas, entre outros.
É claro que os serviços de saúde são essenciais e não devem ser “comercializados” como outros segmentos de mercado. Entretanto, é essencial saber como gerir seu valor econômico, visando a lucratividade do negócio e evitar a falência.
Um livro-texto sobre gestão financeira escrito por Ivo Ney Kuhn, especialista em gestão financeira com mestrado em finanças pela UFPB, Universidade Federal da Paraíba, afirma que o valor de uma instituição está diretamente relacionado com sua gestão financeira:
“De acordo com Luzio (2011), o valor econômico da empresa (ou de um projeto de investimento) está na sua capacidade ou habilidade de gerar caixa ao longo do tempo, suficiente para pagar, no mínimo, o custo de oportunidade dos provedores do capital financeiro.”
Neste artigo você vai aprender o que é a organização financeira para clínicas, sua importância e como funciona. Continue a leitura!
O que é a organização financeira para clínicas?
A organização financeira é a área responsável por gerenciar os recursos da clínica, logo, isso engloba um conjunto de processos e estratégias, como o fluxo de caixa, controle de estoque, capital de giro, indicadores financeiros, impostos, regime tributário, entre outros.
Essa gestão é importante não apenas para garantir que a clínica está gerando lucro e controlando seus recursos da forma correta, como também para um bom relacionamento com órgãos regularizadores como a Receita Federal.
Afinal, mesmo que um erro seja cometido sem más intenções, ele é visto apenas como um erro pela Receita Federal e a clínica deverá arcar com as consequências, que podem gerar multas altíssimas para a organização.
Os profissionais de saúde empreendedores ou gestores de clínicas e consultórios enfrentam o desafio de decidir como financiar seu investimento, onde e quando investir, entre outras escolhas importantes.
Alguns autores definem a organização ou administração financeira como a habilidade de maximizar a riqueza da instituição, logo, criar valor para os investidores, sócios e para os clientes da empresa. No caso da área da saúde, os pacientes.
Entre as principais atividades de um responsável pelas finanças, podemos citar a gestão do caixa, concessão de crédito, obtenção de crédito de fornecedores, negociação com bancos, gerenciamento de riscos, entre outras operações.
Qual a importância da organização financeira para clínicas?
Você já notou que a organização financeira é importante para manter a clínica funcionando de forma saudável ao longo do tempo, afinal, é preciso de recursos financeiros para poder atender pacientes e oferecer a melhor experiência possível.
Também é preciso lembrar que a importância dessa gestão envolve atividades de curto e longo prazo.
As funções de curto prazo são as relacionadas com o fluxo de caixa, crédito, contas a receber e a pagar, controle de estoque, capital de giro, salário de funcionários, impostos e relação com fornecedores.
No geral, as funções de curto prazo estão preocupadas com o planejamento financeiro e tributário.
As funções de longo prazo envolvem a estratégia do negócio, como investimentos de capital, estrutura financeira ou de capital, custo do capital, relação com investidores e sócios, entre outras decisões.
Talvez você seja responsável apenas por funções de longo prazo ou de curto prazo. Em alguns casos, você é responsável por tudo! Por isso, é fundamental conhecer essas diferenças.
Veja a seguir as principais funções da administração financeira, mapeadas no estudo citado no início do artigo:
- Administração de caixa
- Administração de crédito e cobrança
- Administração de risco
- Administração de câmbio
- Decisão de financiamento
- Decisão de investimento
- Planejamento e controle financeiro
- Proteção de ativos
- Relações com acionistas e investidores
- Relações com bancos
- Administração de custos e preços
- Auditoria interna
- Contabilidade
- Patrimônio
- Planejamento tributário
- Relatórios gerenciais
- Desenvolvimento e acompanhamento de sistemas de informação financeira
Como ter uma organização financeira para clínicas?
Para ter uma ótima organização financeira em sua clínica, é preciso conhecer termos básicos da área de finanças, dessa forma, mesmo que você terceirize esse serviço, terá conhecimento suficiente para opinar e entender as decisões tomadas.
- Fluxo de caixa: ferramenta responsável por administrar todas as entradas e saídas financeiras, ou seja, movimentações financeiras da clínica. Uma saída significa uma perda de dinheiro, como um pagamento para um fornecedor de materiais. Uma entrada seria um recebimento, como um pagamento de um paciente;
- Capital de giro: é o valor necessário para que o negócio consiga financiar suas operações ao longo de um determinado período de tempo. Ou seja, ele é a diferença entre todas as receitas da clínica menos as saídas;
- Precificação: muitas clínicas e profissionais de saúde definem seus preços olhando apenas para concorrentes. Esse pode ser um erro fatal, pois o preço dos seus procedimentos devem considerar seus custos e a margem de lucro desejada. Margens de lucro pequenas trazem problemas de remuneração, enquanto margens muito grandes podem afastar pacientes para as clínicas concorrentes;
- Tributação: as clínicas costumam estar enquadradas entre três regimes tributários, a Simples Nacional, indicado para empresas que faturam até R$ 3,6 milhões anualmente, o Lucro Presumido, indicado para clínicas com faturamento anual de até R$ 78 milhões, e o Lucro Real, obrigatório para qualquer empresa com faturamento acima de R$ 78 milhões por ano.
Além disso, é fundamental contar com um sistema médico de gestão com controle financeiro que automatize seus processos financeiros, entregando mais agilidade e facilidade para você e seu contador.
O ideal é que o sistema conte com soluções como registro de tabela de preços de consultas e procedimentos, bandeiras de cartão aceitas, planos de pagamento da clínica, modelos de recebidos, cadastro de fornecedores, centros de custo e contas bancárias, além de:
- Relatórios automatizados de contas a pagar com filtro de mês e ano pré-selecionados, exibição do valor total de contas, total pago, total a pagar e total em atraso;
- Relatório de contas a pagar x contas a receber;
- Extrato bancário para você importar o arquivo OFX do seu banco, vinculando manualmente as receitas e despesas aos lançamentos;
- Ficha cardex para relatório oficial de estoque, no qual você pode controlar todas as movimentações dos seus insumos, com alertas de estoque mínimo e validade, por exemplo.
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