Lidar com um paciente inadimplente faz parte da gestão financeira, sendo essencial para o bom funcionamento de qualquer consultório ou clínica médica.
Um dos desafios mais comuns enfrentados pelos profissionais de saúde é lidar com um paciente inadimplente, uma situação delicada que exige sensibilidade e estratégias eficazes.
Afinal, a inadimplência impacta negativamente o fluxo de caixa, comprometendo a capacidade de investir em melhorias e manter a qualidade do atendimento.
Além disso, a forma como essa situação é gerida pode afetar a relação com o paciente e a reputação do consultório. Portanto, é fundamental que você esteja preparado para enfrentar essa questão de maneira profissional e assertiva.
Com o objetivo de auxiliá-lo a enfrentar esse desafio, separamos neste artigo cinco dicas práticas e eficazes para lidar com a inadimplência, garantindo a saúde financeira do seu consultório e mantendo um bom relacionamento com seus pacientes.
Vamos começar?
O que é um paciente inadimplente?
Um paciente inadimplente é aquele que, após receber os serviços de saúde, não realiza o pagamento dentro do prazo estipulado.
Nesse sentido, esse comportamento pode ocorrer por diversos motivos, como dificuldades financeiras, esquecimento ou desorganização.
Vale ressaltar que a inadimplência no setor de saúde não se limita a valores altos; até mesmo pequenos montantes em atraso podem acumular e gerar problemas financeiros para o consultório ou clínica.
Desse modo, a gestão de pacientes inadimplentes requer um equilíbrio entre a recuperação dos valores devidos e a manutenção de um bom relacionamento com o paciente.
Usar abordagens sensíveis e estruturadas são essenciais para resolver essas situações sem comprometer a confiança e a satisfação do paciente com os serviços prestados.
Quando um paciente é considerado inadimplente?
Um paciente é considerado inadimplente quando não realiza o pagamento dos serviços prestados dentro do prazo estabelecido. Geralmente, essa situação é caracterizada por:
- Vencimento do Prazo de Pagamento: o prazo acordado para o pagamento do serviço já expirou, e o paciente não efetuou o pagamento total ou parcial.
- Falha em Acordos de Parcelamento: se o paciente optou por um plano de pagamento parcelado e não cumpriu uma ou mais parcelas dentro dos prazos estabelecidos, também é considerado inadimplente.
- Ausência de Comunicação: quando o paciente não responde a notificações ou não entra em contato para renegociar a dívida ou justificar o atraso.
- Recorrência de Atrasos: pacientes que repetidamente atrasam pagamentos ou apresentam um histórico de não cumprimento dos acordos financeiros podem ser considerados inadimplentes de maneira crônica.
Como deve ser a cobrança de um paciente inadimplente?
Para cobrar um paciente inadimplente, é preciso ser profissional, ético e sensível, visando a recuperação dos valores devidos, mas sem comprometer o relacionamento com o paciente. A seguir, separamos 6 dicas que irão te ajudar a conduzir melhor esse processo.
1. Comunicação Inicial Amigável
Antes de mais nada, recomenda-se enviar lembretes amigáveis e informais logo após o vencimento do prazo de pagamento. Afinal, pode ser que a pessoa tenha simplesmente se esquecido, e precise ser lembrada.
Dessa forma, utilize e-mails ou mensagens de texto para lembrar do valor em aberto, sempre mantendo um tom cordial e compreensivo. Com isso, você dará ao paciente a oportunidade de regularizar a situação sem constrangimento.
2. Contato Direto e Personalizado
Em seguida, caso o paciente não atenda os lembretes iniciais, entre em contato diretamente por telefone. Porém, fale com o paciente de maneira respeitosa, explicando a situação e oferecendo soluções de pagamento.
Além disso, demonstre empatia e esteja disposto a ouvir as dificuldades que o paciente possa estar enfrentando. Essa escuta ativa pode ajudar a encontrar uma solução que beneficie ambas as partes.
3. Ofereça Opções de Pagamento
Com a finalidade de facilitar a quitação do débito, ofereça a possibilidade de parcelar o valor devido ou utilizar outros meios de pagamento. Tudo isso facilita e entrega comodidade ao paciente.
Considere ainda oferecer pequenos descontos para pagamentos imediatos ou antecipados como incentivo.
4. Formalização da Cobrança
Se os contatos informais não surtirem efeito, envie uma carta formal de cobrança. Essa carta deve ser clara, objetiva e profissional. Nesse sentido, ela precisa detalhar o valor devido, os serviços prestados e o prazo para regularização.
Não se esqueça de manter registros de todas as tentativas de contato e comunicações com o paciente.
5. Ações Legais e Terceirização
Caso todas as tentativas anteriores falhem, considere encaminhar a dívida para uma agência de cobrança ou buscar orientação jurídica para possíveis ações legais.
Contudo, esta deve mesmo ser a última medida, pois pode impactar negativamente o relacionamento com o paciente.
6. Política de Cobrança Transparente
Para prevenir o problema, desde o início do relacionamento com seu paciente informe claramente a política de cobrança do consultório. Transparência ajuda a prevenir mal-entendidos e facilita a cobrança futura.
Seguir essas diretrizes pode ajudar a recuperar valores devidos de forma eficaz, mantendo a confiança e o respeito dos pacientes.
Quais são as formas legais de se cobrar um paciente inadimplente?
Cobrar um paciente inadimplente de forma legal envolve seguir um conjunto de práticas e procedimentos estabelecidos pela legislação. Dessa maneira, pode-se garantir que a cobrança seja justa, ética e dentro dos limites legais.
Lembretes Escritos
Envie lembretes escritos como cartas e e-mails de cobrança informando sobre o débito. Essas comunicações devem ser claras, objetivas e respeitosas, mencionando o valor devido, a data de vencimento e as consequências do não pagamento.
Contato Telefônico
Realize ligações telefônicas para lembrar o paciente da dívida. Mantenha um tom profissional e respeitoso.
No entanto, o Artigo nº 71 do Código de Defesa do Consumidor não permite ligações em horários inapropriados ou excessivas, pois podem ser consideradas assédio.
Notificação Extrajudicial
Legalmente, você também pode enviar uma carta de notificação extrajudicial por correio, com aviso de recebimento (AR). Essa carta deve conter detalhes do débito, um prazo para pagamento e as possíveis consequências legais em caso de não pagamento.
Acordos de Pagamento
Ao oferecer alternativas de pagamento, como parcelamento ou descontos para quitação antecipada, formalize-os por escrito, com assinatura de ambas as partes.
Protesto de Título
Caso a dívida esteja formalizada em um título de crédito, como uma nota promissória, é possível protestar o título em cartório. Esse processo gera uma notificação formal ao devedor e pode levar à inclusão do nome do paciente em serviços de proteção ao crédito.
Ação Judicial de Cobrança
Se a dívida estiver documentada e o paciente não efetuar o pagamento após as tentativas amigáveis, é possível ingressar com uma ação de execução. O tribunal pode determinar o pagamento da dívida, incluindo juros e custas processuais.
Em casos onde não há título executivo, pode-se entrar com uma ação de cobrança. O processo judicial busca reconhecer a dívida e obter uma sentença que obrigue o paciente a pagar.
Agências de Cobrança
Adicionalmente, contratar uma empresa de cobrança especializada pode ser uma alternativa. Essas empresas têm experiência em recuperar dívidas de forma legal e ética, evitando possíveis conflitos diretos entre o consultório e o paciente.
Inclusão em Cadastros de Inadimplentes
Por fim, informar o débito a serviços de proteção ao crédito como SPC e Serasa, caso permitido pela legislação, pode pressionar o paciente a regularizar a situação, uma vez que a negativação do nome pode dificultar o acesso ao crédito.
Mas é preciso conduzir essas formas de cobrança com cuidado, sempre respeitando os direitos do paciente e o Código de Defesa do Consumidor.
A transparência e a comunicação clara são fundamentais para evitar mal-entendidos e manter uma boa relação com os pacientes.
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