A gestão de estoque para clínicas é importante para evitar prejuízos e controlar a qualidade dos insumos que chegam para seus pacientes.
Administrar uma clínica é um grande desafio para os profissionais de saúde. Isso porque matérias como gestão e marketing geralmente não são abordadas dentro das faculdades.
Nesse sentido, a gestão de estoque é um dos pilares para o bom funcionamento do seu negócio, mas é preciso aprender a gerenciá-la da melhor forma.
Segundo o Sebrae, uma boa gestão de estoque passa por equilibrar compras, armazenagem e entregas, controlando as entradas e o consumo de materiais, movimentando o ciclo da mercadoria.
Neste artigo, reunimos algumas dicas para te ajudar a gerenciar o seu e evitar prejuízos no seu empreendimento.
Continue com a gente!
Qual a importância da gestão de estoque para clínicas
Fazer uma boa gestão de estoque para clínicas é essencial para manter a produtividade do seu negócio, evitar prejuízos e garantir a qualidade dos insumos utilizados com os pacientes.
Especialmente ao se tratar de insumos farmacêuticos, o cuidado com o estoque deve ser ainda maior, já que esses produtos exigem condições especiais de armazenagem e são cruciais para um bom atendimento médico.
Além disso, a gestão de estoque é um pilar estratégico para a clínica, influenciando diretamente os processos de planejamento de compra.
5 passos para fazer a gestão de estoque para clínicas
Para fazer uma boa gestão de estoque para clínicas, o primeiro passo é entender os processos e padronizá-los.
Cuidar da organização também é fundamental para garantir que tudo será encontrado rapidamente.
Para esses e outros pontos, a tecnologia é uma grande aliada. Confira mais dicas em detalhes a seguir!
1. Entenda todos os seus processos
Quem deseja gerenciar melhor o estoque deve entender todos os processos de compra, saída, armazenamento e listagem.
Inicialmente, é necessário planejar as necessidades de estoque com base na demanda prevista. Em seguida, é preciso listar quais itens você precisa adquirir ou repor.
Além disso, ao receber os produtos, é importante conferir sua integridade, validade e quantidade. Nesse sentido, pode-se obter um controle regular do estoque, registrando as entradas e saídas e monitorando níveis mínimos e máximos.
Compreender e executar esses processos de forma eficiente contribui para garantir um estoque adequado, otimizando o atendimento aos pacientes e a segurança dos serviços prestados pela clínica médica.
2. Registre os itens em um inventário
O registro dos itens é outra etapa importante para entender exatamente quais são as necessidades da clínica, além de poder monitorá-la com mais assertividade.
Para isso, comece fazendo um inventário de tudo que você já possui. Esse inventário deve ser atualizado periodicamente e precisa incluir o que entrou e saiu nesse período.
Embora pareça trabalhoso, ele é fundamental para entender suas movimentações de estoque. Assim, suas próximas compras podem considerar as necessidades da sua clínica.
Por exemplo, com um inventário, você consegue detectar o aumento repentino de uso de alguns medicamentos em determinada época do ano. Dessa forma, você planeja compras maiores desse item nos períodos necessários.
3. Cuide do local de armazenamento
O local de armazenamento de seus insumos clínicos precisa oferecer a eles as condições ideais para preservarem sua qualidade.
Para fazer isso, é necessário observar as orientações dos fabricantes quanto à temperatura, iluminação e ventilação. Ou seja, você precisa de um local preparado para esses materiais.
Outro ponto importante é organizá-los segundo a data de vencimento. Com essa atitude, é possível prevenir vencimentos ao utilizar os que possuem a validade mais curta e, ao mesmo tempo, garantir um insumo de qualidade ao paciente.
Por outro lado, o armazenamento em más condições não apenas pode causar prejuízos financeiros ao alterar as características físico-químicas dos medicamentos, mas também gerar danos à saúde dos pacientes.
4. Utilize um sistema para clínicas
Fazer a gestão de estoque para clínicas exige uma série de procedimentos repetitivos.
No entanto, ao fazê-los manualmente, você aumenta a chance de erro e desperdiça tempo controlando tudo que precisa ser controlado.
Com um software de gestão de clínicas, você consegue utilizar a tecnologia ao seu favor e padronizar registros, saídas e compras em um sistema prático e fácil de usar.
Além disso, um bom sistema entrega outras ferramentas fundamentais para sua gestão, como prontuário eletrônico, agenda médica online, gestão de pacientes, entre outras.
Ao implementar um sistema para clínicas, você reduz as chances de erros em seu controle de estoque, ganha tempo e muito mais eficiência em seu dia a dia.
5. Planeje suas compras
O planejamento de compras é uma etapa estratégica que visa garantir o abastecimento adequado de medicamentos, materiais médicos, suprimentos e equipamentos necessários para o funcionamento eficiente da instituição.
Em primeiro lugar, ele permite que a clínica antecipe suas necessidades futuras, evitando a falta de itens essenciais.
Em seguida, ao estimar a demanda com base em fatores como o número de pacientes atendidos, tipos de tratamentos realizados e sazonalidade, é possível determinar a quantidade e o tipo de produtos a serem adquiridos.
O planejamento de compras também contribui para a organização financeira. Isso porque, ao antecipar as necessidades de estoque, a clínica pode negociar melhores condições com os fornecedores e aproveitar descontos por compras em maior volume.
Manter um bom planejamento ainda evita emergências e possíveis atrasos no atendimento aos pacientes.
Em resumo, a gestão de estoque para clínicas é um processo contínuo, que possui diferentes etapas para funcionar corretamente.
No entanto, controlar entradas e saídas, contar com a tecnologia e fazer um acompanhamento constante são as atitudes que irão garantir que essa gestão continue sendo executada da melhor maneira em seu negócio.
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