Gerenciar uma agenda médica pode ser um desafio para muitos profissionais de saúde, mas organizá-la de forma eficiente é essencial para a gestão da sua clínica e a boa experiência de seus pacientes.
Os profissionais de saúde estão sempre ocupados com consultas, exames e procedimentos.
No entanto, organizar a agenda médica te prepara para lidar com imprevistos, reduz a chance de atrasos e garante que os pacientes sejam atendidos no horário marcado, colaborando com uma boa jornada em sua clínica.
A boa notícia é que, com a ajuda da tecnologia e de seus colaboradores, você consegue gerenciar sua agenda de modo eficaz, garantindo o melhor desempenho em seu dia a dia.
Neste artigo, separamos 7 passos que irão te ajudar a gerenciar sua agenda de forma mais eficiente.
Acompanhe!
Qual a importância de gerenciar sua agenda médica?
Gerenciar sua agenda médica é importante para garantir um atendimento de qualidade aos pacientes e uma rotina eficiente aos médicos.
Além disso, esse gerenciamento colabora até mesmo com a saúde do profissional, uma vez que evita o estresse causado pelo excesso de trabalho, e ajuda a manter um equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Por outro lado, a falta de organização dessa ferramenta pode resultar em atrasos, cancelamentos de consultas e em prejuízos financeiros.
Ao manter seus colaboradores treinados e com a ajuda da tecnologia, você gerencia sua agenda de modo muito mais fácil e prático.
Confira como fazer isso a seguir!
Passo a passo para gerenciar sua agenda médica
Você sabe qual é o tempo médio de duração de seus atendimentos? Costuma enviar lembretes de consulta e utilizar o agendamento online?
Todos esses pontos ajudam na gestão de sua agenda médica, e contar com a tecnologia é essencial para mantê-la atualizada.
A seguir, você irá conferir um passo a passo para gerenciar sua agenda, organizar melhor a sua rotina e ter mais qualidade de vida em seu trabalho.
Passo 1: calcule seu tempo de atendimento e defina seus procedimentos
Se você ainda não conhece o tempo médio de seus atendimentos, esse é o primeiro passo para começar a se organizar e a gerenciar melhor a sua agenda.
Para primeiras consultas, por exemplo, geralmente o tempo separado deve ser maior do que para consultas de retorno, e definir isso te ajuda a visualizar melhor o seu dia ou semana.
Além disso, é importante determinar procedimentos que devem ser seguidos para gerenciar a agenda médica.
Dentre eles, você deve incluir horários de trabalho, dias de folga, tempos de consulta, procedimentos de cancelamento e reagendamento, etc.
Passo 2: estabeleça um intervalo entre as consultas
Você costuma deixar intervalos separados entre uma consulta e outra?
Se não, saiba que essa é uma boa prática tanto para fazer uma pausa como para se prevenir em caso de emergências.
Esse intervalo pode ser de 10 minutos, ou quantos forem necessários para a sua clínica. Com ele, você também pode se preparar para receber o paciente, o que ajuda na fidelização.
Passo 3: adote lembretes de consulta
Você sabia que grande parte dos pacientes faltam por esquecimento ou falta de organização?
Com os lembretes de consulta, você elimina totalmente esse problema, que impacta inclusive em seu faturamento.
Quando consegue utilizá-los com uma ferramenta de confirmação de consultas é ainda melhor. Desse modo, é possível saber os pacientes que irão faltar e realizar encaixes de forma muito mais fácil.
Passo 4: utilize o agendamento online
Já imaginou ter sua agenda disponível para que seus pacientes marquem consultas a qualquer hora e de qualquer local?
Com o agendamento online, você disponibiliza seus horários disponíveis e garante mais agilidade para os pacientes, menos sobrecarga de trabalho para as recepcionistas, além de mais um diferencial para sua clínica.
Para utilizá-lo, é preciso ter um sistema de gestão que ofereça essa funcionalidade.
No Versatilis System, por exemplo, os pacientes possuem o Portal do Paciente para agendar consultas a qualquer horário, e conseguem inclusive preencher a anamnese pré-consulta que aparece automaticamente no prontuário eletrônico.
Passo 5: treine sua equipe
Imagine duas clínicas concorrentes: a clínica A está há anos no mercado, e tem uma alta rotatividade de recepcionistas.
Os agendamentos são marcados por telefone ou WhatsApp, mas o tempo de atendimento é alto, e quando chegam à clínica, os pacientes costumam esperar 1 hora ou mais para serem atendidos.
Já a clínica B abriu há pouco tempo. Nela, as recepcionistas contam com treinamentos e possuem ferramentas tecnológicas que auxiliam seu trabalho, como o agendamento online e a confirmação de consultas.
Na clínica B, os profissionais sabem quanto tempo duram os procedimentos, e possuem a ajuda dos demais colaboradores para manter a agenda organizada e otimizar cada vez mais a experiência dos pacientes.
Agora imagine qual delas mais se destaca?!
Por esse motivo, certificar-se de que sua equipe esteja bem treinada tanto na gestão de pacientes quanto na utilização dos recursos de agendamento, como os sistemas médicos, é excelente para manter seus colaboradores engajados e seus pacientes satisfeitos!
Passo 6: avalie o desempenho da sua agenda
Para garantir que sua agenda sempre funcione corretamente, monitorar e avaliar o desempenho dela é indispensável.
Com a ajuda de um sistema, você gera relatórios de atendimentos previstos x realizados, horário de pico dos atendimentos, produtividade das recepcionistas e muito mais.
Dessa forma, pode encontrar áreas que precisam de melhorias e garantir que as políticas e procedimentos estejam sendo seguidos.
Passo 7: utilize um software de gestão
Um software de gestão oferece diferentes benefícios para sua clínica, como prontuário eletrônico, agenda médica, gestão financeira e de marketing, entre outras.
Com a agenda de um sistema como o Versatilis System, por exemplo, você tem integrações fundamentais para oferecer ao seu paciente uma experiência ainda melhor, como:
- Sincronização automática com o Google Agenda para te ajudar em sua organização pessoal;
- Integração com a Nina, a maior plataforma de confirmação de consultas automáticas do Brasil;
- Integração com a Zenvia, mais uma plataforma renomada de lembretes de consulta.
Com todas essas vantagens, você pode aumentar sua receita em até 20% com o agendamento online, reduzir as faltas de seus pacientes em até 50% e ter uma agenda 100% integrada com o que você precisa para que sua rotina flua de forma mais leve.
Agende uma demonstração gratuita e confira todos esses benefícios na prática!
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