Um sistema para clínicas deve ser um apoio definitivo para sua gestão e atendimento aos pacientes. Ele deve ter tudo o que você precisa para garantir o bom funcionamento do seu empreendimento e entregar uma ótima experiência de uso para sua equipe.
Quando abordamos o conceito de sistema para clínicas, normalmente é falado apenas sobre ferramentas. É claro que as soluções do sistema devem ser de alta qualidade e fáceis de usar, mas também é fundamental avaliar o comprometimento da empresa.
Ou seja, não adianta pagar barato em um sistema engessado que não funciona na prática, ou pagar caro por um sistema que, apesar de ter boas ferramentas, não oferece o suporte que você precisa, treinamento e acompanhamento constante.
Fazer a escolha certa é um desafio, afinal, se você escolher um sistema e depois de alguns meses ou anos, precisar mudar de plataforma porque ela não atende mais suas necessidades, você terá todo um trabalho com migração de dados e adaptação.
Por isso, veja neste artigo como escolher o sistema para clínicas certo para sua realidade. Continue a leitura!
O que é um sistema para clínica?
Um sistema para clínica é uma plataforma que centraliza soluções que te ajudam na gestão e atendimento aos pacientes, de preferência automatizando processos manuais, dando mais tempo de qualidade para seu trabalho, e reduzindo as burocracias.
Entre as principais soluções que você encontra em um sistema médico, podemos citar:
- Painel de indicadores: mostra estatísticas do dia, como quantos pacientes estão agendados, número de consultas, procedimentos, retornos e exames previstos e realizados, percentual dos atendimentos do dia que já foram realizados, quantos por convênio, por especialidade, por gênero (homens e mulheres) e quantos pacientes por tipo de atendimento, ou seja, quantos estão vindo pela primeira vez na clínica e quantos são seguimento;
- Cadastro: centraliza informações como os dados das unidades de atendimento, dos convênios, prédios e salas, especialidades, procedimentos, os grupos de usuário e suas permissões de acesso, os colaboradores, as tabelas de preços de consultas e procedimentos, as bandeiras de cartão e os planos de pagamentos aceitos pela clínica, os modelos de recibos, os fornecedores, os tipos de gastos e as despesas, o centro de custo e as contas bancárias, os modelos de prontuário eletrônico e receituário eletrônico e os pacotes de tratamento;
- Ficha do paciente: seção que permite a busca por pacientes da clínica, seja pelo nome ou número da carteirinha do convênio, número do prontuário, número do telefone, data de nascimento, CPF ou e-mail. Também é possível cadastrar uma nova ficha e configurar quais os dados são obrigatórios;
- Agendamento de consultas, procedimentos ou exames: apresenta a agenda do mês atual e próximos meses, sinaliza em verde os dias sem agendamento, em amarelo os dias com alguns horários ocupados e em vermelho os dias completamente ocupados. Além disso, você pode configurar os dias da semana que o profissional de saúde atende, o horário que ele inicia e termina os atendimentos, e de quanto em quanto tempo ele atende;
- Totem de autoatendimento: para que o paciente possa apertar o botão correspondente ao serviço que irá realizar, emitir sua senha e aguardar ser chamado. O totem deve ser 100% personalizado, ou seja, a sua clínica poderá incluir os botões dos serviços ofertados, bem como personalizar as cores e o logotipo;
- Painel de interatividade: ao invés de usar a TV da clínica para programas genéricos, por meio de um sistema você pode apresentar o currículo dos profissionais da saúde, convênios que são atendidos, dicas sobre cuidados com a saúde e muito mais! Caso você use o totem de autoatendimento, é por esse painel que as senhas são chamadas, porém, se você não quiser utilizar o recurso de senhas, você pode usar o painel apenas para o marketing;
- Painel gerencial: permite filtrar o ano e informar mês a mês quantas consultas foram marcadas, canceladas e realizadas, bem como as teleconsultas, faltas, notas fiscais emitidas e muito mais. Também é possível ver um gráfico mensal, que mostra mês a mês o total de consultas marcadas, realizadas, canceladas e faltas;
- Emissão de guias, fluxo de caixa e contas a pagar: garantindo uma gestão financeira completa para a sua clínica, sem necessidade de usar planilhas e um livro caixa em papel, reduzindo seus custos e facilitando a análise de relatórios;
- Prontuário e receituário eletrônico com assinatura digital: centralizando todos os documentos do paciente em uma única ferramenta, aumentando a segurança e praticidade. O sistema ainda pode ter integração com a Memed, maior plataforma de prescrição de receitas do Brasil, com todos os medicamentos e posologias.
Como um sistema para clínica funciona?
Um sistema para clínicas costuma funcionar de três principais formas: armazenamento na nuvem, sistema local e sistema híbrido.
Um sistema 100% na nuvem fica armazenado em um servidor da internet, como a AWS, pode ser acessado de qualquer local e a qualquer hora, desde que você tenha conexão com a internet. Pode apresentar quedas ou lentidão, dependendo da sua conexão ou servidor da empresa fornecedora do sistema.
Um sistema local é o exato oposto do sistema na nuvem, pois fica armazenado completamente em uma base de dados local, como o armazenamento do seu computador.
Um sistema híbrido é o “melhor dos dois mundos”, pois você conta com um sistema que não depende da internet para funcionar, ao mesmo tempo em que possui um backup diário na nuvem, ou seja, salva seus dados diariamente no servidor na nuvem, impossibilitando a perda total das suas informações.
9 principais vantagens de um sistema para clínica
Um sistema de clínica médica eficiente é capaz de trazer muitos benefícios à gestão. Eles otimizam os processos burocráticos que costumam levar um longo período para serem executados, diminuindo custos.
Dessa forma, o sistema de clínica médica ideal facilita muito a gestão, tornando os processos mais práticos e simples. Por isso, neste post vou mostrar para você em detalhes quais são as 9 vantagens de utilizar um software de gestão!
1. Facilita o cadastro de dados
Um primeiro ponto positivo de um sistema de clínica médica é que oferece uma facilidade grande na hora de cadastrar os dados. Os softwares costumam ser fáceis de lidar e otimizam o espaço e as informações.
É possível, por exemplo, cadastrar todos os pacientes e já informar os valores ou percentuais destinados aos profissionais de saúde por cada atendimento. Também é possível cadastrar os métodos de pagamento e as taxas retidas.
Assim, tudo já é realizado automaticamente, sem a necessidade de cálculos separados por cada paciente. O sistema faz tudo por si e diminui o tempo necessário para estes processos, bem como reduz a chance de erros matemáticos.
2. Centraliza as informações e integra dados
Em segundo lugar, outro dos grandes benefícios do sistema de clínica médica é que ele permite a integração dos dados e a centralização das informações. Isto facilita muito o desempenho dos profissionais.
Isto porque esta centralização oferece, em suma, uma grande organização dos dados, que ficam armazenados num só local, de fácil acesso. Dessa maneira, não se perde mais tempo procurando em diversas pastas e locais.
Como resultado, esta vantagem é benéfica tanto para aqueles que estão em consulta quanto para os profissionais da recepção. Ou seja, oferece melhoras à produtividade de todos na clínica.
3. O sistema de clínica médica permite a automatização
O que provavelmente já ficou nítido até aqui é que um bom sistema de clínica médica permite a automatização dos processos. Isto quer dizer que não é necessário perder tempo com cada informação ou processo.
Lembre-se, por exemplo, que lá no início mencionei as taxas e valores por consulta destinadas aos profissionais. Elas não precisam ser calculadas paciente por paciente, porque o sistema já faz automaticamente depois que você configura na primeira etapa.
Só que as vantagens não são apenas estas. É possível até mesmo enviar mensagens de texto aos pacientes para confirmar as consultas, ou então emitir o guia de consulta automaticamente assim que ele chegar ao consultório.
4. Favorece a personalização do atendimento
Ao mesmo tempo em que favorece os processos de automatização, o sistema de clínica médica também permite a personalização. Isso tanto em relação aos profissionais da clínica quanto aos pacientes.
Primeiramente, porque é possível configurar o template dos principais documentos com um editor simples. Depois, porque permite controlar até os dados bancários da clínica. Estes são, em suma, os benefícios à clínica.
Com relação aos pacientes, existem outros pontos positivos. É possível até mesmo enviar mensagens ou e-mails automáticos em aniversário ou para lembrá-los das consultas, entre outros benefícios.
5. Agiliza os processos
Imagine, agora, que você está realizando todos os processos que já mencionei aqui sem ter um sistema de clínica médica. Além disso, adicione o preenchimento das fichas de pacientes, da agenda do dia, entre outros.
Tudo isso levaria um tempo enorme, não é verdade? Os softwares de gestão médica facilitam (e muito) neste aspecto, permitindo que você faça de forma mais simples e eficaz basicamente todos os processos do consultório ou da clínica.
6. Facilita o agendamento das consultas
Outro ponto importante de um sistema de clínica médica é que ele deve facilitar o agendamento das consultas. Isto porque ele minimiza erros simples, mas que podem ser muito comuns.
Um software destes possui funcionalidades como a de bloquear horários que já estão ocupados. Assim, não há possibilidade de marcar dois pacientes simultaneamente, por exemplo.
Para o profissional de saúde, é possível ver a agenda do dia ao entrar no sistema. É possível, ainda, ver desde quanto tempo estão aguardando até os que já chegaram para os próximos horários. Inclusive, há facilidade até para a prescrição.
Aliás, um sistema destes facilita desde os momentos de antes da chegada do paciente à clínica, com os lembretes da consulta e de horários, até quando ele chega, com painel de indicadores, entre outros.
7. Melhora a produtividade
O resultado mais evidente de todo este processo é que um sistema de clínica médica auxilia na melhora da produtividade na clínica. Afinal de contas, os profissionais conseguem executar as tarefas em menos tempo e com maior eficiência.
Mais do que isso, inclusive, algumas tarefas que antes ficavam à cargo dos profissionais da clínica (recepcionistas, médicos, etc), agora ficam automatizadas no sistema. Isto significa que eles têm de lidar apenas com o que realmente necessita de material humano.
8. Sistemas de gestão são seguros
Mesmo com todos estes benefícios de um sistema de clínica médica, ainda há aqueles que têm o pé atrás com a segurança dos dados. De fato, é uma preocupação legítima e você está certo se quer saber mais sobre isso.
Só que é importante ressaltar que estes softwares são muito seguros. Aliás, esta é uma preocupação recorrente também das desenvolvedoras: torná-lo protegido contra possíveis falhas de segurança.
Por isso, via de regra, existe um sistema complexo de criptografia, com uma base de dados que fica protegida. Na prática, tudo é codificado, para evitar que haja um vazamento de dados nocivo à clínica e aos pacientes.
9. Reduz custos e tempo
Para finalizar, esta última vantagem é que o sistema de clínica médica reduz custos e tempo. Embora estes elementos já tenham ficado evidentes ao longo do texto, é bom salientá-los.
Com relação ao tempo, a automatização e a integração dos dados é a grande vantagem. Elas facilitam e permitem que o profissional não tenha de ficar buscando paciente por paciente em arquivos de papel, por exemplo.
Por outro lado, nos custos, o que estes softwares fornecem é a possibilidade também da gestão financeira. Assim, há uma melhora na qualidade dos processos, permitindo que você identifique possíveis problemas e melhore a gestão.
Como escolher um sistema para sua clínica
Para escolher o sistema para clínica certo para sua realidade, ele deve oferecer todas as soluções e vantagens que citamos no artigo, como critério obrigatório. Além disso, é importante avaliar os seguintes critérios:
- Penalização por crescimento: a maioria dos sistemas no mercado oferecem pacotes de preços em que, conforme sua clínica aumenta e precisa de mais ferramentas, você precisa pagar mais caro. Uma empresa comprometida com sua experiência permite que, com uma única assinatura, você tenha acesso a tudo que ela desenvolveu e irá desenvolver, sendo o investimento extra necessário apenas em casos especiais, como uma ferramenta exclusiva que você precisa ou novas parcerias com outras empresas, que falaremos no tópico a seguir;
- Integrações/parcerias com outras empresas: o ideal é que o sistema tenha integrações com outras soluções do mercado, facilitando ainda mais sua gestão, como a Nina, maior plataforma de confirmação de consultas do Brasil, Dr. Ao Vivo, maior plataforma de telemedicina do Brasil para teleconsultas, RD Station, sistema de gestão de relacionamento com o cliente, e muito mais;
- Suporte e treinamento: a maioria das empresas também deixa a responsabilidade de saber como usar o sistema apenas com você e sua equipe, oferecendo, no máximo, um treinamento genérico de poucas horas. Seu sistema deve ter um treinamento personalizado, com um gerente de contas especializado em gestão e que fará um acompanhamento constante do seu uso, além de uma equipe de suporte pronta para te atender.
Para conhecer todos esses benefícios na prática, veja como a Versatilis System funciona!
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